|
 Šta god da radite, prestanite i pročitajte sledeeće! Multitasking ne
funkcioniše! Do sada smo već utvrdili da je a) multitasking obmana – um
može da se usredsredi samo na jednu stvar u određenoj jedinici vremena;
b) multitasking je, zapravo, brzo prebacivanje mentalnog fokusa sa jednog na drugi zadatak; c) takvo brzo prebacivanje umanjuje koliko kvalitet rada toliko i njegov kvantitet.
Kako bez multitaskinga može brzo da se radi? Tajna leži u ograničavanju broja zadataka. Evo nekih strategija:
- Budite racionalni u očekivanjima;
- Pažljivo planirajte;
- Efikasno radite;
- Često pravite pauze i
- Budite svesni zadataka i svojih sposobnosti.
Najbolji način da izbegnete zamku multitaskinga jeste da naučite da primenjujete ove strategije.
Budite racionalni u očekivanjima
Najveća snaga koja stoji iza multitaskinga jeste nepoznavnje očekivanja drugih. Svaki menadžer, kolega ili klijent sopstveni rad na projektu vidi kao najvažniji. Zbog toga, o očekivanjima mora da se pregovara, a preuzete obaveze razjasne a) određivanjem roka: „Može li to da sačeka do srede?“ b) jasnim određivanjem posebnih elemenata: „Šta ti tačno tražiš?“ c) rešavanjem konflikata: „Ovo će ometati moj rad na Marijinom projektu – hoćeš li da je pitaš ima li nešto protiv?“ d) naglašavanjem onoga oko čega je postignut sporazum: „U redu. Završiću ovo do sutra uveče.“
Kao pravi problem ovde može da se pojavi strah od toga da ćemo razočarati druge ili sa njima doći u sukob, odnosno, sopstvena slabost u razrešavanju konflikta. Kada smo u stanju da delotvorno razrešimo pitanja očekivanja, shvatamo i to da nas niko ne tera na multitasking.
Pažljivo planirajte
Reaktivno ponašanje nikada ne funkcioniše. Do trenutka kada postanemo svesni problematične situacije već je kasno! A kada kasnimo, obuzima nas potreba da obavaljamo više stvari u isto vreme. Ironično je što takav pokušaj obično celu stvar samo pogorša. Planiranje omogućava da se zadaci obavljaju na vreme i u određenom ritmu. Čak i kad se nešto iznenada desi, a uvek se desi, onaj koji je pažljivo isplanirao raspored još uvek ima vremena da sve završi u roku.
Naučite da kažete 'ne'. Recite to ljubazno, svakako, ali ostanite dosledni. Kada se domine poređaju da stoje, ako su suviše blizu kad gurnete jednu, srušiće se ceo red. Ako su dovoljno udaljene, obaranje jedne neće uticati na ostale. Neprihvatajući zadatak koji je nevažan (onaj koji ima najmanje posledica) omogućiće nam da sačuvamo netaknutim sopstveni 'red domina'.
Efikasno radite
Vrhunski menadžeri znaju kako se delotvorno radi. Ukoliko budete pratili sledećih pet strategija, poboljšaćete efikasnost rada i umanjiti potrebu za multitaskingom.
- Koristite eksterne memorije. Efikasan sistem skladištenja i pronalaženja podataka limitira broj mogućih propusta, ali i dozvoljava uspešno spašavanje podataka u slučaju nastanka problema. Nikada se nemojte oslanjati isključivo na ličn, internu memoriju!
- Minimalizujte papirologiju. Papiri se lako gube ili pogrešno fajliraju , a neko to treba i fizički s uradi: Papiri su teški za odlaganje i za pronalaženje. Elektronski fajlovi, memorisani kako treba, lako se nalaze kao i potrebne informacije. Najvažnija dokumentacija na papiru treba da je svedena na minimum. Sve drugo treba da može brzo da se obradi i obriše.
- Koristite tehnologiju. Svakog dana je sve više spravica među kojima možemo da biramo. Radije uzmite pouzdanu nego onu koja je poslednji krik visoke tehnologije. Nastojte da ne komplikujete stvari: odaberite sistem koji je za vaš posao najefikasniji.
- Delegirajte poslove. Mnogi menadžeri ne uspevaju zato što misle da su bogom dani za to što rade. Prvo pitanje uvek treba da bude: „Da li zaista ovo ja treba da radim?“ i „Ko još može da uradi isto?“ Ukoliko ste to zaista samo vi, razmislite da li u vašem timu ima još ljudi koji bi tome mogli da se obuče. Stvarajte podlogu za dugotrajan uspeh.
- Istrajte do kraja. Nemojte dozvoliti da se zakopate polovično uradjenim zadacima. Ukoliko je posao suviše veliki da bi bio gotov u određenom roku, podelite ga na delove. Unapred planirajte gde ćete i kada da stanete, a onda te manje zadatke završavajte sukcesivno.
Često pravite pauze
Postoji jedno prosto pravilo: ukoliko nije na rasporedu, neće se ni dogoditi. To važi dvostruko za odmor. Odvojite se od radnog stola kada pravite pauzu. Kada se prebacujete sa jednog na drugi zadatak, ustanite, protegnite se, napravite nekoliko koraka. Našem umu je potrebno vreme da 'se prebaci u drugu brzinu' ili će se nedostatak odmora odraziti na tačnost i brzinu izvršenja sledećeg zadatka.
Budite svesni zadataka i svojih sposobnosti
Vodeći računa o potrebama zadataka i neophodnom stilu rada, moguće je reorganizovati rad i izbeći brojne greške. Obratite, zato, pažnju na sledećih osam faktora:
- Perceptualni znaci (slike i zvuci) su 'okidači' koji iniciraju multitasking. Eliminišite sve spoljne znake koji vam ometaju koncentraciju. Istovremeno, iskoristite signale koji će vam skrenuti pažnju da se dešava nešto važno.
- Operacionalna kompleksnost određuje nivo koncentracije koji je potreban. Razgovor neće ometati obavljanje jednostavnih operacija. Međutim, kada je u pitanju kompleksan zadatak, morate minimizirati prekide i skretanja pažnje.
- Obim seta pravila koja treba primenjivati u radu najčešće odgovara broju zasebnih operacija koje treba obaviti tokom izvršenja zadatka. Dok pojedinačne operacije mogu biti jednostavne, uzete zajedno mogu stvarati vrlo kompleksnu celinu. U tom slučaju, biće potrebno ili da se zadatak usitni ili da se potpuno izolujete dok ga ne završite.
- Prvenstvo zadatka znači, određivanje prioriteta – najvažniji se radi prvi. Važnost se lako određuje: što su teže posledice greške, zadatak je važniji.
- Poznavanje zadatka određuje njegovu težinu. Međutim, potrebno je izvesno vreme da se stekne bliskost. Ako slabo poznajemo neku temu, moramo joj pokloniti nepodeljenu pažnju, ako ne duže a ono bar toliko koliko traje učenje.
- Poremećaj pažnje izaziva sve negativne propratne efekte koji idu uz brzo menjanje zadataka. Budući da stručnjaci tvrde da se održavanje dobre pažnje može naučiti, potrebno je da sami sebe uvežbamo u održavanju koncentracije i odoljevanju potrebi da se prebacujemo sa zadatka na zadatak, sve dok ne dođemo do 'prirodne' pauze u radu.
- Interval reagovanja na stimulus može da se produži dobrim planiranjem koje ujedno svodi na minimum i osećanje hitnosti i stres. Rad u brzom ali udobnom ritmu, daje našem umu dovoljno vremena da se oporavi od onoga što mu je odvratilo pažnju.
- Poznavanje ličnog kognitivnog stila omogućava nam da radimo u skladu sa sopstvenom prirodom, a ne protiv nje. U psihologiji postoji, između ostalih, i karakterizacija ličnosti po kojoj su ljudi podeljeni na takozvane «zavisne od okoline' i 'nezavisne od okoline' (field-dependent – field-independent), odnosno, osobe koje imaju potrebu da se koncentrišu na detalje i one koji detaljisanja treba da izbegavaju.
Zaključak
Multitasking – najčešći pristup rešavanju zadataka – tek po izuzetku je i najbolji izbor. Suočene sa globalnim pritiskom da posluju bolje sa manje sredstava, mnoge firme pokušavaju da sabiju što više rada u manje vremena. Takav pristup donosi više štete od koristi. Kada jednom uspemo da strategije o kojima smo upravo govorili primenimo u sopstvenim životima, multitasking će biti definitivno odbačen, a sami ćemo biti u stanju da pomognemo i drugima da osmisle racionalnije i uravnoteženije poslovanje.
|
